Relacja z konferencji: „Mediacje gospodarcze z sektorem publicznym”

Wnioski i rekomendacje
 

• Całokształt działań legislacyjnych, w tym zwłaszcza Art. 54 UoFP i nowe PZP, wraz z towarzyszącymi aktywnościami UZP, PGRP i NIK, należy traktować, jako zachętę do częstszego, niejako standardowego stosowania mediacji, czy szerzej ugodowego rozwiązywania sporów na tle współpracy podmiotów publicznych i prywatnych.
   

• Bierność jednostek państwowych i samorządowych w tym zakresie nie może być utożsamiana z bezpieczeństwem, gdyż rozważanie metod polubownych powinno być uznane za ich obowiązek
   

• Obawa przed zawieraniem ugód jest zdecydowanie przesadzona – odpowiedzialność na tym tle zdarza się bardzo sporadycznie, zaś wspomniane regulacje dają konkretne ramy zabezpieczenia się przed nią.
   

• Konieczność propagowania praktycznych rozwiązań w związku z niewiedzą strony publicznej, która ma małe doświadczenie w tym zakresie.
   

• Możliwość sięgnięcia do ogólnodostępnych publikowanych kryteriów, komunikatów i wystąpień pokontrolnych NIK.
   

• Niezbędne jest uwzględnianie przez stronę prywatną, że ich partnerzy publiczni, poza – zbliżonymi do biznesowych – kryteriami ekonomicznymi, muszą kierować się interesem społecznym, a niekiedy brać pod uwagę również otoczenie polityczne.
   

• Kluczowe jest propagowanie właściwego stosowanie art. 54a.
   

  • Zakres wymaganej przezeń pisemnej opinii oraz wybór jej autorów powinien być elastycznie dopasowany do skali i charakteru sporu.

  • W żadnym jednak wypadku opinia nie może się ograniczać do kwestii prawnych – zasadność i charakter roszczeń oraz ryzyka procesowe są oczywiście elementami koniecznymi, ale niewystarczającymi.

  • Istotne są odpowiednie analizy techniczne i opinie rzeczoznawców, ekonomistów, księgowych, a zwłaszcza specjalistów danej dziedziny (np. inżynierów kontraktów).
     

  • Porównanie skutków zawarcia ugody, a przypuszczalne rozstrzygnięcie sądu:
     

    • Koszty nowego przetargu,

    • Zmiany cen środków produkcji,

    • Opóźnienia realizacji robót i realizacji inwestycji,

    • Problemy z finansowaniem (w tym kwalifikowalność wydatków przy funduszach unijnych),

    • Efekt dla podatków lokalnych i miejscowego rynku pracy.
       

  • Opinia jest elementem opracowywanym na finalnym etapie mediacji czy generalnie polubownej pracy ze sporem. Nie jest ona niezbędna, aby do rokowań przystąpić.

  • Dla porządku i bezpieczeństwa warto przygotować udokumentowanie przesłanek podjęcia rozmów ugodowych, ale nie powinno to być blokadą dla podejścia polubownego.
     

• W pracy ze sporami inwestycyjnymi dla ostatecznej efektywności projektowanych rozwiązań kluczową rolę odgrywa czas.
   

• Rozmowy ugodowe powinno się podejmować:
   

  • Jak najszybciej, gdy tylko pojawią się rozbieżności,

  • Gdy nie doszło jeszcze do istotnych strat, zerwania współpracy i przeszkód w jej kontynuowaniu,

  • Do zainwestowania przez strony w działania konfrontacyjne i usztywnienia stanowisk.
     

• Zamawiający i wykonawcy muszą już w trakcie realizacji kontraktu być przygotowani do mediacji i ugód.
   

• „bombardowanie claimami” nie buduje zaufania.
   

• Obie strony muszą zmienić podejście, a nawet mentalność: rozumieć obowiązek współrealizowania zamówienia publicznego przez zamawiającego i wykonawcę, zrozumieć konieczność stałego dialogu, budować jak najwięcej mostów zaufania, partnersko alokować naturalnie występujące ryzyka.
   

• Należy na bieżąco dokumentować te działania, by były one przejrzyste dla ewentualnych kontroli. Utrudnienia takiego podejścia, które generuje sama sytuacja konfliktu, pomaga minimalizować udział bezstronnej, neutralnej osoby trzeciej – czyli mediatora.
   

• Niezbędne jest odpowiednie przygotowanie pełnomocników stron do ugody czy mediacji:
   

  • Wyjście z tradycyjnych ról procesowych do wspólnej pracy z problemami może nie być łatwe, ale jest niezbędne.

  • Świadczy o nowoczesnym podejściu prawników i koresponduje z nowymi regulacjami.

  • Zmiana priorytetów pełnomocnika to zmiana pewnej filozofii zawodu.
     

• Aktualnie ogromną rolę do odegrania w polubownym rozwiązywaniu sporów odgrywa sąd.
   

• Pod rządami nowej procedury cywilnej sędzia ma strony ukierunkowywać na zawarcie ugody i w ramach posiedzenia przygotowawczego (oraz w wielu innych etapach postępowania) zachęcać do pozasądowego rozwiązania sporu.
   

• Autorytet wymiaru sprawiedliwości był i powinien być dalej znaczącą zachętą do poszukiwania rozwiązań kompromisowych i stosowania mediacji.
   

• Do już opracowanych przez UZP klauzul przeglądowych (ułatwiających modyfikowanie warunków przy zmianach rynkowych), można by dodać:
   

  • Jeśli nie wzory umów, to przynajmniej wzory ich nowego elementu, tj. klauzul mediacyjnych (lub „multistep”), standardowo przewidujących polubowne szukanie rozwiązania, zamiast natychmiastowego kierowania sporu do rozstrzygnięcia sądu.
     

• Szkolenia poświęcone mediacji przeznaczone zarówno dla przedstawicieli zamawiających publicznych, jak prywatnych wykonawców.
   

• Wspólny zespół instytucji publicznych zajmujących się realizacją i kontrolowaniem realizacji zamówień, którego owocem byłoby wyróżnienie dla jednostek państwowych i samorządowych najefektywniej stosujących mediację. Byłoby to zachętą dla podmiotów prywatnych do partnerskiej współpracy z nagradzanymi zamawiającymi.